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Hay un dicho popular: “El tiempo que pierdes por la mañana te está buscando todo el día”. No conozco el origen ni la autoría de la oración, pero es muy cierto. Lo que no hacemos por la mañana, difícilmente lo podremos hacer en otro momento, más cuando se amontonan los trabajos, las reuniones y las llamadas. Por eso les presento mi Decálogo de Productividad.

Los diseñadores, los especialistas en marketing y todos los profesionales creativos en general tienden a involucrarse en sus actividades sin darse cuenta del tiempo que pierden si no desarrollan métodos o procesos que sean consistentes en su flujo de trabajo.

Aunque se supone que la idea de organizar es el concepto de “pensamiento creativo”Una vez que se convierte en un hábito, se hace naturalmente. Además, puede utilizar estas rutinas para trabajar de forma más rápida y eficiente.

1. Crea un horario

La primera regla es proponer un horario de trabajo, de lo contrario te levantarás muy tarde tratando de encontrar la hora importante de la que hablamos al principio. O puede que esté sobrecargado de trabajo y no se dé cuenta. ¿Trabajaste en medio de la noche? Si la respuesta es sí, es porque no se está organizando y ciertamente no es tan productivo como debería ser.

A partir de ahora, por poner un ejemplo, Escribe en tu diario que tu horario de trabajo será a las 10 a.m. a las 5 pm.. Durante este tiempo, realizará las tareas más simples, pero que requieren mucho tiempo, como responder correos electrónicos, realizar llamadas, etc., atender a los clientes, asistir a reuniones, etc.

2. Invierta en el mejor equipo que pueda pagar

No es un asunto baladí. Su productividad, eficiencia y su estado de salud están íntimamente relacionados. No es un gasto, sino una inversión en tu bienestar. Por ejemplo, si pasa más de 8 horas sentado, es notorio encontrarse sentado en una silla de Office Depot de $ 50. Aunque pueda parecer caro, es mejor sentarse en una silla ergonómica Herman Miller desde $ 500.

Si, en lo que a tu ordenador se refiere, todavía tienes ese fabuloso eMac blanco de primera generación, lamentamos informarte que está desactualizado. Entendemos la molestia que conlleva cambiar un dispositivo que parece estar funcionando bien, pero recuerde que esos segundos de espera en lo que carga el programa significan tiempos muertos y retrasos al final de la semana y el mes. Momento en que no ocurre. Invertir en el mejor equipo vale la pena.

3. Evite las distracciones

Intente reducir el uso de Twitter, Facebook y otras redes sociales durante sus horas productivas.. No queremos decirte que dejes de usarlo, pero queremos hacerlo con moderación y en horarios establecidos. Una opción es configurar rutinas para media hora de trabajo y 5 minutos de Twitter, aunque quizás prefieras pasar esos minutos lejos de la computadora.

Existe la teoría de que tomar descansos ayuda a mejorar el estado de alerta mental. Hay algunos Aplicaciones para la computadora o el teléfono móvilcomo Pomodoro que te ayudará en esta tarea. Al final, un simple cronómetro es suficiente. Se sorprenderá cuando sus mejores ideas y sugerencias lleguen después de que se haya relajado mentalmente, en lugar de estar parado detrás del monitor durante horas.

4. Conozca sus herramientas

Yo llamo a esto la “técnica de afilado de hachas”.”. Dos leñadores se levantaron temprano y cada uno se fue al trabajo por su cuenta. Uno de ellos no se detuvo en todo el día y olfateó sin descanso. El otro, sin embargo, se tomó un descanso. El leñador, que no se detuvo, pensó: “Al final del día, estaré haciendo más leña porque no tuve tregua y mi colega sí”. Cuál fue su sorpresa al final del día: el leñador que se tomó su tiempo había hecho más leña. Cuando se le preguntó qué hizo cuando se detuvo, el leñador simplemente respondió: “Afilé mi hacha”.

El entrenamiento es la palabra. Independientemente de su ocupación, no podrá hacer un buen trabajo si no comprende completamente las herramientas que le permiten hacerlo.. Obtenga una bibliografía, tutoriales en línea o videos sobre los programas y herramientas que utiliza. El tiempo que invierte en capacitación no es una pérdida de tiempo a medida que gana eficiencia. Produce más en menos tiempo, por lo que el resto de su tiempo puede dedicarse a otras actividades.

5. Proactividad, no reactividad

Seamos realistas, la mayoría de los plazos determinan nuestras acciones y vivimos con ellos como un peso que mata la creatividad y la eficiencia. Intenta ser proactivo y mantente siempre un paso por delante. Levántese temprano y piense cómo puede hacer que este proyecto sea más creativo. Ponlo en práctica ahora, no mañana ni pasado mañana.

6. Cree una biblioteca de recursos y úsela de nuevo.

Hay tareas repetitivas que siempre deben realizarse para varios proyectos. Por ejemplo, diseñe un menú desplegable en un sitio web utilizando JavaScript, CSS o HTML, o busque iconos o inventario para un diseño específico. Cuando se trata de diseño, necesitas tener un inventario de imágenes de los elementos que más utilizas. Si es un desarrollador, puede tener fragmentos de código o bibliotecas propias o externas. La creación de su propia biblioteca de recursos mejorará sus procesos de trabajo en términos de calidad y eficiencia., además de hacer que su código sea más consistente.

7. Establecer procesos

La construcción de procesos es quizás la parte en la que la mayoría de nosotros nos estancamos. Los procesos son una serie de actividades destinadas a lograr un propósito. Por ejemplo, ¿qué sucede si un cliente potencial se pone en contacto con nosotros? Ciertamente necesitamos escribir un correo electrónico de respuesta o hacer una llamada telefónica. Entonces ya deberíamos tener una plantilla con las preguntas que nos estaremos haciendo a partir de los objetivos, qué tipo de trabajo se requiere, los plazos y lo más importante el presupuesto para esta actividad.

Todo esto debe estar documentado para el tipo de tareas que nos requieren con mayor frecuencia. Lo más probable es que lo hayamos memorizado, pero ¿qué pasa si estás fuera de la oficina y alguien más tiene que hacerlo? Y lo que es más Toda la información debe respetar su identidad corporativa;; desde formatos de presupuestos hasta su sistema de facturación. Créame, esto hará que su vida como emprendedor sea más feliz y productiva.

8. Todas tus notas en un solo lugar

¿Se conoce la imagen de Post-its aquí y allá? Quizás, como yo, tienes tu escritorio lleno de notas; O tal vez la información crucial esté en la tuya Moleskine lleno de garabatos incomprensibles o peor aún, se extiende entre correos electrónicos, mensajes de Twitter, SMS o WhatsApp. Si lo hace, se pegará un tiro en el pie. La única forma de trabajar de manera eficiente es combinar todos estos sistemas en un solo lugar y tenerlos siempre a mano..

Hay programas que nos pueden ayudar. Los mas populares son Captura Y. Evernote. De cualquier manera, puede realizar anotaciones en tiempo real, compartir imágenes, notas de audio, etc., y está sincronizado con la nube para que la información esté siempre disponible desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.

Si le funciona mejor, puede utilizar una hoja de cálculo o un documento de Word. Lo que importa es que todas estas notas están centralizadas y disponibles de un vistazo.

9. Pagar por los recursos no está mal

Internet nos ha echado a perder. Parece que es gratis cuando está en Internet. Pero a menudo es el trabajo de otra persona y no hay nada de malo en pagarlo. Por ejemplo, si eres creativo, es importante tener imágenes y acciones profesionales. El tiempo que ahorra al crear la foto ideal o el icono vectorial vale la pena. Idealmente, transfiere estos costos al cliente.

Por supuesto, puede diseñar y programar esta plantilla de WordPress desde cero. Pero si hay un tema de pago que satisface el 90% de las necesidades de sus clientes, ¿por qué no pagar? El tiempo que ahorra personalizando y ajustando el 10% restante bien vale la pena la inversión.

Todo profesional que valga su dinero debería tener una cuenta de PayPal. El 99% de los sitios web de recursos en línea aceptan este método de pago. También puede utilizarlo para recibir pagos de sus clientes en el extranjero.

10. Sueño y ejercicio

Los expertos dicen que las personas que no duermen son menos productivas y más propensas a las enfermedades. Ningún trabajo o paga tiene sentido si no cuidas tu cuerpo: cuando no duermes bien, estás irritable, te despiertas tarde, no te concentras y siempre tienes la fecha límite arriba. Trate de dormir al menos 7 horas continuas. Evite llevar su computadora portátil al dormitorio y despedirse de su teléfono celular. No fume durante unas horas antes de acostarse y evite estimulantes como el café y los refrescos.

Moverse. ¿Estás tenso, tienes los hombros nudosos, ni siquiera puedes agacharte? Ese amigo se llama estrés. Y nada mejor que combatirlo con un poco de rutina física. ¿Te cuesta ir al gimnasio? Intente correr durante al menos media hora todos los días. Coge pesas y haz ejercicio en la oficina durante 10 minutos. Estira, dobla tu cuerpo. Sentarse en una silla durante más de ocho horas no es nada saludable. Después de un tiempo, su cuerpo le facturará y luego el trabajo tendrá que esperar.

Estoy escribiendo estos consejos desde mi propia experiencia. A primera vista su implementación puede parecer engorrosa, pero te garantizo que cada uno de ellos te hará más rápido, más eficiente y, en consecuencia, un mejor profesional a mediano y largo plazo.

Imagen cortesía de Fotolia

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