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Cuanta más información sepamos sobre un documento, mejor trabajaremos con él, especialmente si lo compartimos y editamos con otras personas.

Un documento de texto, una presentación o una tabla. No son un archivo estático. Desde que lo creamos hasta que lo terminamos, pasan por varias fases, cambios, retoques, correcciones …

Algunas personas Guardar varias versiones del mismo documento en plano “Borrador 1”, “Borrador 2”, “Revisado”, “Hecho”, “Finalmente terminado” etc. Pero desde hace años tenemos la función de control de cambios en Word o versiones en Google Drive que permiten nosotros Trabajando en un solo documento ver los cambios por los que ha pasado.

A continuación, veremos de qué está compuesta la función de versión y actividad de Google Drive, que nos ayudará con esto Gestione mejor nuestros archivos de oficinaespecialmente cuando trabajamos en equipo.

actividad

La función actividad Muestra información sobre los cambios realizados en los archivos almacenados en Google Drive.

Editar, comentar, renombrar, cambiar de carpeta, nuevos archivos en una carpeta, compartir un documento … Estas tareas generales se muestran en actividad monitor ¿Qué usuario hizo esto y cuándo?.

La lista de actividades no está visible de forma predeterminada. Para ver actividad necesitamos acceder a nuestros documentos en Mi unidadSeleccione un archivo o carpeta y haga clic en en el panel derecho Información> Actividad.

Hacer clic en cualquier otro archivo cambiará esta ventana Ver los cambios de cualquier documento o carpeta seleccionados.

Su utilidad es básicamente para colaboración, ya que nos permite saber qué usuarios han realizado tal o cual tarea. Nos ayuda tambien Recuerda cuando lo hicimos algo así en el pasado.

Esta función de actividad está disponible en la versión en línea, así como en teléfonos Android, iPhone y iPad.

Versiones

Otra característica realmente útil de Google Drive es Versiones, eso nos permite recuperar material viejo que descartamos, pero que nos interesa guardar o ver el desarrollo de un documento.

Cuando seleccionamos un documento, en el menú Más Dropdown encontramos la opción Administrar versiones. Si hemos realizado cambios a lo largo del tiempo, veremos varias versiones mostrando la fecha de cada versión.

A partir de ahí podemos Descargar las versiones a nuestra computadora.

Podemos insertar manualmente versiones de este documento desde el mismo menú Más> Administrar versiones haga clic en Subir nueva versión.

Las versiones solo están disponibles en la versión en línea de Google Drive.

Si nos gusta Contenido del show A partir de estas versiones y / o la comparación con otra versión del mismo documento tenemos que abrir el documento en cuestión, ya sea un documento de texto, una tabla o una presentación, y desde Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones.

Veremos una lista de los cambios organizados por fecha. Al hacer clic en cada marca de tiempo, se muestran los cambios en el documento. resaltado con colores.

Si nos interesa ordenar un poco las versiones, o descartar una en particular, de Más podemos hacer clic Nombra esta versión.

Otra promoción disponible en Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones Es posible volver a una versión anterior en caso de que se descarte la última versión.

Basta con ir al panel derecho, seleccionar la marca de tiempo que queremos restaurar y luego hacer clic en Restaurar esta versión> Restaurar.

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