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Mantener la distancia a cero, mencionar contactos, iniciar sesión con estilo o responder cuando no está cerca son algunas de las cosas que puede hacer con Outlook.

Aunque la competencia es abundante y cualitativa, Outlook sigue siendo, con mucho, el Cliente de correo estándar de muchas oficinas y empresas.

En algunos casos por inercia ya que forma parte de Microsoft Office en compañía de Word o Excel.

Pero en muchos casos se debe a que cumple con creces nuestros objetivos: mantener nuestros mensajes de correo electrónico bajo control y nuestro propio servidor de correo.

Pero Outlook ofrece uno lista interminable de característicasalgunos de los cuales pasan desapercibidos porque son invisibles a simple vista o porque están algo ocultos al ojo inexperto.

Veamos qué es más útil para mejorar nuestra vida diaria y gestionar mejor nuestros correos electrónicos.

Limpiar la bandeja de entrada

Recibimos todos los mensajes de correo electrónico en la bandeja de entrada de Outlook y, por lo tanto, casi nunca los recibimos. Mantenlo en cero mensajes.

Ya sea porque tiene una conversación abierta o porque está realizando una tarea asociada con un mensaje, generalmente en la bandeja de entrada. llenar con mensajesy si nos perdemos habrá caos.

Las versiones más recientes de Outlook automatizan la limpieza de la bandeja de entrada. Tan fácil como ir Inicio> Limpiar (un pequeño icono a la izquierda de Eliminar) y luego Limpiar carpeta (si seleccionamos la bandeja de entrada) o Limpiar carpetas y subcarpetas (Si hemos configurado varias subcarpetas en la bandeja de entrada).

El proceso es automático y básicamente envía a Elementos eliminados Mensajes marcados como leídos y reconocidos como redundante y conversaciones que tu tomas en cuenta ya terminado.

Si desea cambiar las opciones de limpieza de Archivo> Opciones> Correo> Limpieza de conversación Entre otras cosas, podemos cambiar la ubicación de los mensajes limpiados.

En lugar de elementos eliminados, por ejemplo, en una carpeta que revisaremos más adelante.

Ignorar conversaciones

Con respecto al tema anterior, mantener limpia su bandeja de entrada no solo es conveniente ignorar los mensajesporque a veces no nos interesa la conversación aunque nos hayan encerrado.

Seleccione un mensaje y de Inicio> Ignorar> Ignorar conversaciónmarcaremos el correo electrónico como ignorado. Los mensajes asociados con esta conversación o mensaje se reenvían directamente a Elementos eliminados.

Para deshacer esta regla tenemos que ir a Elementos eliminados, seleccionar uno de los mensajes ignorados y desde Inicio> Ignorar, haga clic en Deja de saltarte la conversación.

Los mensajes asociados con esta conversación se devuelven a la bandeja de entrada.

Mencionar contactos en mensajes

Enviar un mensaje de correo electrónico a alguien no significa que lo esté leyendo o prestando atención.

Por tanto, Outlook ofrece la opción de mencionar un contacto al estilo de Twitter. Especialmente si escribe el nombre y apellido de esta persona en el cuerpo del mensaje, precedido por una @.

Si Outlook reconoce correctamente el nombre y apellido del contacto, también aparecerá en el campo Con el fin de y una vez recibido, el contacto verá un a la derecha del mensaje para ver este Fuiste mencionado en ese mensaje.

El método no es infalible, pero agrega una ventaja al método habitual.

Personaliza tu firma

A nivel profesional, una buena firma llama la atención del destinatario y aporta un toque de profesionalidad a nuestros mensajes.

En un artículo anterior en la revista digital, hablé extensamente sobre cómo crear su propia firma en Outlook.

Básicamente estaremos dentro de un nuevo mensaje Empresa> Firmas y despues de la seleccion Nuevodémosle un nombre y creémoslo. Outlook admite texto de varios tamaños y colores, imágenes y vínculos.

Convertir un mensaje a PDF

Hay quienes necesitan imprimir sus mensajes de correo electrónico para poder leerlos. Pero si piensas en eso Calidad de la pantalla Dependiendo de qué dispositivos móviles como teléfonos inteligentes o tabletas se utilicen, es superior al de muchos monitores de computadora actuales.

Entonces, ¿por qué no imprimir los mensajes y convertirlos a PDF? De la opción de Imprimir Windows y Office han permitido durante mucho tiempo el uso de una impresora virtual, la imprimir como PDF.

Para seleccionar la impresora en cuestión, debemos seleccionar Imprimir en PDF de Microsoft. Debe utilizar Windows 10. Para obtener más información, consulte este artículo anterior titulado Aprenda a imprimir en PDF desde cualquier dispositivo.

Responder automáticamente

Guardamos lo mejor para el final. A todos nos gusta ir de vacacionesEs útil, sin embargo, dejar las cosas preparadas para que cuando regresemos no seamos reprendidos por no habernos informado de nuestra ausencia.

Si está fuera de la oficina por vacaciones, problemas de salud o un viaje de negocios, puede notificar a quien le envíe un mensaje de texto con la oficina. respuestas automáticas.

Este artículo anterior en la revista digital muestra cómo activar la respuesta automática en Outlook.

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